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Cómo elegir un LMS en 4 pasos

Este post surgió porque en un foro de usuarios había un debate sobre qué plataforma LMS elegir para un lugar de trabajo. Las respuestas de tipo “debe tener esto y también lo otro” no eran del todo aceptadas, porque las funcionalidades dependen mucho del perfil de la organización. La decisión debería responder a un procedimiento más bien práctico, no tan abstracto como el que se suele hacer relevando características de las distintas plataformas.

Hay que tener en cuenta que el pedido puede llegar desde una universidad, una empresa pequeña, una muy grande, un emprendedor, una ong, etc.

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Las malas elecciones en un LMS

Invariablemente, las malas elecciones de plataformas educativas provienen siempre del mismo error: no se definen los requisitos lo suficientemente bien antes de ver las opciones. Los compradores navegan en el mar de las opciones del mercado con un espíritu casi turístico.

La mejor forma de comprar algo tan importante como un LMS es definir exactamente lo que se necesita que haga el LMS y luego pedirle a los proveedores que MUESTREN cómo se hacen esas cosas con los sistemas que ofrecen.

¿Por qué es necesario que se muestren en vivo las funcionalidades? Porque si se le pregunta a un proveedor “¿este sistema hace X cosa?” la respuesta es casi siempre “sí”. En el mundo digital casi todas las cosas suelen ser posibles, técnicamente hablando.

Pero lo que para algunos LMS es un clic o dos, para otros son plugins que se deben instalar y configurar o herramientas que hay que conectar por medio de integraciones. En todos los casos, la respuesta es la misma: “claro que se puede”. Entonces, un buen proceso para decidirse por un LMS debería al menos cumplir los pasos que sugerimos a continuación.

1. Documentar las necesidades lo más claramente posible

Es una buena idea hacer una hoja de cálculo tipo Excel para clasificar estos requisitos, ser explícitos en esas necesidades y escribir las demostraciones DETALLADAS que se van a solicitar para cada requisito o necesidad.

Por ejemplo: “nos gustaría ver cómo se actualiza un curso ya publicado en el LMS”, podría no ser suficiente. Tendría que solicitarse algo así como “¿puedo actualizar un curso ya publicado, conservando las analíticas de finalización y los progresos de los usuarios?”. O bien: “¿puedo actualizar un curso y requerir a todos los usuarios que vuelvan a realizar la certificación? ¿cómo se haría, podemos verlo?”. Ese sería el nivel de detalle con cualquier requisito que se pida.

2. Determinar cuáles son los requisitos prioritarios

La lista de requisitos podría ser incumplible si no se hace esto. Hay que definir claramente los must have y separarlos de las cosas que sería lindo que estuvieran. Esta es una forma de asignar puntajes diferenciados a cada requisito, pero también es una forma rápida de descartar las opciones inviables para la organización. Es decir, no importa si un LMS cumple con la mayoría de los requisitos porque si no tiene uno de los imprescindibles, debería descartarse.

Esto hay que hacerlo en forma privada, no mostrando estas prioridades a los proveedores. La razón es que las propuestas recibidas estarían sesgadas si se mostraran esas prioridades. Cada proveedor expondría sus funcionalidades adaptándolas a la lista y las respuestas obtenidas no serían las más honestas.

3. Enviar la lista plana de requisitos a los proveedores y solicitarles que MUESTREN cómo se cumplen estos requisitos

Cada uno de los requisitos debería ser una línea del pedido y mostrarlo no debería demorar más de unos minutos. Si algún proveedor opta por enviar videos o links para cada requisito, es válido también. Si alguna línea del pedido (por ejemplo, la capacidad de actualizar un curso sin perder el progreso) no se puede mostrar en 3 minutos, es un punto a tener en cuenta: quizás esa funcionalidad no está bien desarrollada en esa marca.

Un beneficio adicional de este proceso es que otros interesados de la organización solo tendrían que revisar algunas cosas puntuales. No todos van a ser rehenes de las reuniones completas con cada proveedor. Cada cual tendría un conjunto de videos o links con sus temas específicos: los reportes de desempeños suelen ser para la gente de Capacitación, la seguridad de datos y contenidos para la gente de Sistemas, etc. Así cada sector podría opinar sobre lo que ese sector necesita revisar y no sobre lo que necesita otro sector.

Esto va  a optimizar el enfoque de ambas partes, también el del proveedor, que no tendrá que escuchar comentarios sobre cosas que no son del área de los comentadores. Por ejemplo, una persona que nunca va a mirar las analíticas de aprendizaje del LMS quizás no deba comentar sobre esa sección.

En resumen, la clave sería “la organización define sus necesidades, el proveedor las direcciona”. Si ambas partes se enfocan, si las reglas están claras y bien definidas, no habrá sorpresas después de elegir un LMS porque el proceso habrá sido el correcto.

4. Analizar las demostraciones y calificar los requisitos por proveedor

Partiendo de la hoja tipo Excel de la que hablamos antes, comparar y comentar las opciones presentadas. Una forma de hacerlo es asignando calificaciones a cada requisito para cada proveedor. Una vez que la hoja de cálculo tenga todos esos datos, se puede generar un informe final con una recomendación o proponer una lista más breve de las soluciones a considerar seriamente.

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En síntesis, se trata de tomar una decisión informada, ya que elegir un LMS para una empresa afecta al tiempo, al desempeño de las personas y a las posibilidades de avanzar en sus procesos de formación.

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