Queríamos proponer un proceso para elegir un LMS que no tiene mucho que ver con “debe tener esto y también lo otro” porque en este post no estamos vendiendo un LMS específico del que queremos hablar. Esta breve intervención es para ayudar a las organizaciones a elegir un LMS para que se adapte a sus necesidades, que pueden ser muuuy pero muy diferentes en cada caso. El hecho de haber recibido varias consultas por este tema del Coronavirus generó este resumen en forma de procedimiento.
No representamos a ninguna marca de LMS. Edición: ahora sí, representamos a Rise.com pero igual en este post no se mencionan marcas.
Ya hubo antes en este sitio otras disquisiones acerca de qué elemeses se andan recomendando por ahí y también algunas reflexiones sobre el estado actual de las plataformas educativas en universidades y empresas.
Las malas elecciones
Invariablemente, las malas elecciones de plataformas educativas provienen siempre del mismo error: no se definen los requisitos lo suficientemente bien antes de ver las opciones. Los compradores navegan en el mar de opciones con un espíritu casi turístico, a ver cuál propuesta les ofrece “la mejor experiencia”. Sin embargo, la mejor forma de comprar algo tan importante como un LMS es definir exactamente lo que se necesita que haga el LMS y luego pedirle a los proveedores que MUESTREN cómo se hacen esas cosas con los sistemas que ofrecen.
¿Por qué es necesario que se muestren en vivo las funcionalidades? Muy simple, porque si se le pregunta a un proveedor “¿este sistema hace X cosa?“, la respuesta es casi siempre un sí. Y eso es estrictamente cierto porque en el mundo digital las cosas suelen ser posibles, técnicamente hablando. Sin embargo, lo que para algunos LMS es un clic o dos, para otros son plugins que se deben instalar y configurar o herramientas que hay que conectar por medio de integraciones.
Para otros LMS, el sí se puede puede implicar un proceso de implementación de código, cosa que requiere un gasto adicional y bastante tiempo para probar si no hay fallos en la implementación. Es decir, hay procesos que son de ingeniería para algunos LMS y que se hacen con un clic o dos en otros. En todos los casos, la respuesta es la misma: claro que se puede.
Entonces, en resumen, cualquiera que esté buscando un LMS debería al menos cumplir los siguientes pasos:
1. Documentar las necesidades lo más claramente posible
Es una buena idea hacer una hoja de cálculo de Excel para clasificar estos requisitos, ser explícitos en esas necesidades y escribir las demostraciones DETALLADAS que se van a solicitar para cada requisito o necesidad. Por ejemplo, ver solo cómo se actualiza un curso ya publicado en el LMS podría no ser suficiente. Tendría que solicitarse algo así como “¿puedo actualizar un curso ya publicado conservando las analíticas de finalización, los progresos de los usuarios?”. O bien: “¿puedo actualizar un curso y requerir a todos los usuarios que vuelvan a realizar la certificación? ¿cómo se haría, podemos verlo?”, etc. Ese sería el nivel de detalle aunque el requisito sea cualquier otro.
2. Determinar cuáles son los requisitos prioritarios
Tu lista de requisitos podría ser incumplible si no hacés esto: definí claramente tus “must have” y separalos de las cosas que te encantaría tener. Esta es una forma de asignar puntajes diferenciados a cada requisito, pero también es una forma rápida de descartar las opciones inviables para tu organización. Es decir, no importa si un LMS cumple con la mayoría de los requisitos porque si no tiene uno de los imprescindibles must have, deberías descartarlo.
Esto hay que hacerlo en forma privada, no mostrando estas prioridades a los proveedores. La razón es que las propuestas recibidas estarán sesgadas si lo hacés. Cada quien expondrá sus funcionalidades adaptándolas a tu lista, es decir destacará como sus principales funcionalidades aquellas que estás solicitando como prioritarias. Vas a obtener respuestas más honestas si todos ven tu lista de requisitos en el mismo nivel.
3. Enviar la lista plana de requisitos a los proveedores y solicitarles que te MUESTREN cómo se cumplen estos requisitos
Cada uno de los requisitos debería ser una línea del pedido y mostrarlo no debería demorar más de unos minutos. Si algún proveedor opta por mandarte videos o links para cada requisito, es una forma de presentarlo también. Si alguna línea del pedido (por ejemplo, la capacidad de actualizar un curso sin perder el progreso) no se puede mostrar en 3 minutos, es un tema para prestarle atención: quizás esa funcionalidad no está bien desarrollada en esa marca.
Un beneficio adicional de este proceso es que otros interesados de tu organización solo van a tener que revisar algunas cosas puntuales. No todos van a ser rehenes de las reuniones completas con cada proveedor, podría cada cual tener un conjunto de videos con su tema específico (los informes para Capacitación, la seguridad para Sistemas, etc.) y así opinar sobre lo que ellos/as NECESITAN revisar.
Esto va a optimizar el enfoque de ambas partes, también el del proveedor, que no tendrá que escuchar comentarios sobre cosas que no son del área de los comentadores. Por ejemplo, una persona que nunca va a ver las analíticas de aprendizaje del LMS quizás no deba comentar sobre esa sección. O quienes nunca accederán a los cursos web quizás no tengan que comentar la interfaz visual del tablero de ingreso.
En resumen, la clave sería “la organización define sus necesidades, el proveedor las direcciona”. Si ambas partes se enfocan, si las reglas están claras y bien definidas, no habrá sorpresas después de elegir un LMS porque el proceso habrá sido el correcto.
4. Analizar las demostraciones y calificar los requisitos por proveedor
Partiendo de la hoja de Excel que habías hecho, compará y comentá las opciones presentadas. Asignale calificaciones a cada requisito con cada proveedor. Una vez que la hoja de cálculo tiene todos esos datos, se puede generar un informe final con una recomendación o proponiendo una lista breve de los proveedores a considerar seriamente antes de elegir un LMS en forma definitiva.
En síntesis, se trata de tomar una decisión informada, ya que elegir un LMS para una empresa afecta al tiempo, al desempeño y las posibilidades de avanzar en sus puestos a muchas personas.
Esperamos que este resumen te haya resultado útil.
