Reach 360 tiene precios que toman en cuenta una sola medida: los cursantes activos al año o Term Active Learners. Nosotros preferimos hablar de créditos, ya que el sistema se entiende perfectamente de esa manera. En este artículo te explicamos en detalle cómo funcionan los planes de Reach 360 en castellano simple y con ejemplos concretos.
Cómo se forma el precio de un plan
Como representantes de venta, recibimos una lista de precios escalonados cuya base es un plan de 2400 cursantes activos por año. En lenguaje simple, serían 2400 créditos que duran 12 meses. La forma en que se irán consumiendo estos créditos puede ser muy diferente en cada cuenta, pero en cualquier caso se descuenta 1 crédito por mes por cada Cursante Activo.
Un Cursante Activo es cada persona que en un período de 30 días ingresa a uno o más de sus cursos asignados, no importa a cuántos ni durante cuánto tiempo. Si durante ese período de 30 días no accede a ningún curso, no se contabiliza aunque se haya logueado en la plataforma.
En base a esto, los paquetes de créditos que ofrece Articulate para la precompra del plan anual están escalonados de la siguiente manera:
| Plan 1 | Plan 2 | Plan 3 | Plan 4 | Plan 5 | |
| Promedio de créditos usados x mes | 200 | 500 | 1.000 | 2.500 | 5.000 |
| Total en 12 meses (plan anual) | 2.400 | 6.000 | 12.000 | 30.000 | 60.000 |
| Precio del plan | Solicitar cotización – – > (promedio es USD 2 x crédito anual) | ||||
- Se compra un total de créditos válidos por 12 meses.
- Cada vez que un cursante accede a la plataforma, se descuenta 1 crédito por cada período de 30 días. No importa cuántas veces ingrese la misma persona o cuántos cursos complete dentro de esos 30 días.
- Si el mismo cursante vuelve a ingresar el día 31, se descontará otro crédito.
- Si no ingresa a ningún curso en el período de 30 días, no consume créditos.
La idea de este formato de precios flexibles es que se pueda planificar cuántas personas usuarias ingresarán y tendrán actividad cada mes, ya que solo se pagará por quienes efectivamente accedan a alguno de los cursos publicados.
Una organización podría usar todos sus créditos en los primeros 90 días del plan y otra en los últimos 45 días. La forma de distribuir los accesos no cambia el precio del plan.
El Plan Starter de 300 créditos gratis
Las suscripciones de Articulate 360 Team incluyen un plan gratuito de 300 créditos llamado Reach 360 Starter Plan. Si se activa este plan desde el tablero de Articulate 360 Team, los destinatarios de la formación podrán acceder fácilmente a los cursos y los administradores van a ver sus analíticas de desempeño.
Es importante destacar que esto no significa que 300 personas pueden ingresar a la plataforma libremente durante todo 1 año. En base a lo anterior, si en el primer período de 30 días ingresan 200 usuarios, el día 31 quedarán 100 créditos disponibles.
Vamos a suponer que después de 3 meses de iniciada esta activación, los 300 créditos gratuitos se agotan. Para garantizar la disponibilidad de más lugares, la organización decide comprar alguno de los paquetes de créditos de Reach 360 Pro. Digamos que compran un paquete de 3000 cursantes/créditos.
¿Cuántos lugares disponibles habrá en la cuenta después de esta compra?
Aunque ya se hayan utilizado los 300 cursantes activos del plan Starter, al comprar 3000 cursantes el recuento se restablece y la empresa obtiene 3300 alumnos activos anualizados. Estos cursantes podrán ser usados durante 12 meses a partir de la fecha de compra del plan.
Planificación de cursantes
La planificación de cuántos cursantes van a ingresar y durante cuánto tiempo es algo propio de cada organización, pero la implementación de ese plan se ve facilitada por las herramientas disponibles en la misma plataforma.
Algunas de las herramientas disponibles para gestionar el acceso de usuarios en Reach 360 son:
- La gestión de grupos y bibliotecas.
- Las fechas de vencimiento de cada curso o de cada ruta de aprendizaje.
- La API de Reach 360 que permite dar de alta o de baja a usarios en forma automática si se cumplen determinadas condiciones.
Si se planifica el flujo de cursantes en forma apropiada, las ventajas no serán solo económicas sino que además se va a poder hacer un seguimiento más preciso de los avances en la formación de cada grupo.
Al contrario, si se prefiere dejar abiertas todas las líneas de formación para todos los usuarios durante todo el año, el costo del plan anual será más alto y quizás el análisis de los reportes se torne más engorroso.
Ejemplo con un plan de 2400 créditos o Cursantes Activos Anuales
Supongamos que nuestro plan anual de Reach 360 es de 2400 cursantes activos y se inicia un 21 de septiembre, con lo cual el primer período de 30 días se termina el 20 de octubre siguiente. En esos 30 días se cuentan los cursantes que hayan tenido actividad en el LMS. Actividad quiere decir que ingresaron al menos a uno de los contenidos.
Digamos que hubo 218 usuarios únicos que tuvieron actividad en ese período de 30 días:
Al día siguiente, comienza el segundo período de 30 días, desde el 21 de octubre hasta el 20 de noviembre. En ese segundo período se contabilizan 186 usuarios que tienen actividad. Podrían ser las mismas personas del mes anterior porque la cuenta se vuelve a hacer cada mes, esto es importante recordarlo. O podrían ser otras 186 personas usuarias diferentes, es lo mismo a fines de este conteo.
Hasta ahí tenemos 218 + 186 = 404 cursantes activos en dos meses.
Como el plan anual es de 2400 cursantes activos (créditos) quedarían 1996 créditos disponibles:
Esto se va a mostrar en el tablero Analyze de Reach 360, para que los administradores decidan cómo gestionar esa disponibilidad hasta renovar el período o hacer una compra de créditos adicionales:
Si se supera el volumen anual contratado de créditos NO se interrumpe el acceso a Reach 360. Los sobrecostos en el uso de estos créditos se facturan al cierre de cada mes y son de 5 dólares por usuario.
Al contrario, los paquetes de créditos precomprados tienen un costo que oscila entre 2 y 3 dólares por crédito y se pueden comprar en cualquier momento del período anual.
¿Los precios no están publicados?
No pero es bastante fácil hacer la multiplicación de $2 (promedio) por cada crédito precomprado. El punto es que en ArticulateTM es importante que el responsable de compras y las personas que gestionan la cuenta de Reach 360 entiendan el modelo de precios.
Por otro lado, hay a esta altura suficientes estudios sobre lo que funciona y lo que no en la formación online: una cosa es el material de consulta o la base de conocimientos y otra cosa es la necesidad de certificar que se comprendió un tema determinado.
Los precios de Reach 360 son precios flexibles por cursantes activos. Un cursante activo es quien haya tenido actividad de formación en un periodo de 30 días desde el inicio del plan anual. Esto significa que un usuario sólo se contabiliza cuando realmente recibe formación. Cada plan se compromete a un número de usuarios activos en el año, al comienzo del período anual. Esto ofrece la posibilidad de que cada equipo pueda adaptarse a sus necesidades variables de formación, planificando su número medio mensual de usuarios activos.
Para estimar el costo del plan anual que se necesita, la pregunta clave de los responsables de formación es cuántos cursantes se esperan al mes. Pueden ser empleados, socios, proveedores, colaboradores externos o franquiciados, el punto es tener una previsión mensual.
Recordemos que se trata simplemente de una cifra para planificar, no es un compromiso. Por eso en el cuadro de arriba se lee “promedio”. Con ese promedio de cada mes se puede estimar el plan anual.
Si después de la previsión inicial hubiera que sumar más usuarios al LMS, se pueden agregar más créditos en cualquier momento del año. En todo caso, cuando se resuelve la compra del plan anual se decide el escalón de base para esa organización, no su tope de cursantes al año.
Ejemplos de planificación de cursantes por año
a. Acceso masivo sin grupos
Con el mismo plan anual de 2400 cursantes activos al año que vimos más arriba, 600 personas podrían tener acceso a todos los contenidos durante 4 meses.
Durante el resto del período, no se otorgaría accesos a la plataforma:
b. Grupos que acceden por tiempo limitado
Otra forma de gestionar el mismo plan sería creando 20 grupos de 120 personas cada uno, de forma tal que cada mes tengan acceso a la plataforma 2 de esos grupos. Esto serviría para comparar los desempeños de 2 grupos diferentes cada mes, cosa que puede tener sentido en algunos casos.
Todo esto se logra fácilmente a través de la pestaña Manage de Reach 360, desde donde se crean grupos de cursantes y bibliotecas de cursos, como explicamos en este post.
¿Tengo que añadir lugares extra de Reach 360 para los autores de los cursos?
No. Reach 360 es un complemento de la suscripción a Articulate 360 Teams, por lo que todos los autores y administradores de la suscripción a Articulate 360 Teams van a tener acceso a publicar y/o gestionar contenidos en Reach 360 sin ocupar lugares como cursantes activos.
