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¿Cómo se cuentan los usuarios activos en un plan de Reach 360?

Reach 360 tiene precios que toman en cuenta una sola medida: los usuarios activos al año o Term Active Learners, también traducido como cursantes activos al año.

Como representantes de venta recibimos una guía de precios escalonados cuya base es de 2400 usuarios activos en el año, lo cual representa en promedio 200 usuarios por mes:

  Starter Small Midsize Large Enterprise
Usuarios activos por mes en promedio 200 500 1.000 2.500 5.000
Total de usuarios activos al año 2.400 6.000 12.000 30.000 60.000

La pregunta clave es cómo se cuentan los usuarios activos al año:

Qué significa esto:

  • Actividad de formación: significa que el usuario ha recorrido al menos uno de los contenidos de formación. Si ha estado menos de 10 segundos en el recorrido, no se toma en cuenta.
  • Usuario único: un usuario que haya tenido actividad en uno o más contenidos o rutas de aprendizaje. Siempre se cuenta como uno, no importa en cuántos contenidos haya tenido actividad.
  • Cada período de 30 días: significa que la cuenta de usuarios activos se hace cada 30 días corridos, contando desde el día 1 del plan suscripto. El día 31 comienza la cuenta del mes siguiente.

Ejemplo con plan anual de 2400 usuarios activos

Si el plan anual de Reach 360 se inicia un 21 de septiembre, el primer período de 30 días se inicia el 21 de septiembre y termina el 20 de octubre. En esos 30 días se cuentan los cursantes que hayan tenido actividad. Vamos a suponer que se contabilizan 218 usuarios que tuvieron actividad desde el 21 de septiembre hasta el 20 de octubre.

Al día siguiente, comienza el segundo período de 30 días, desde el 21 de octubre hasta el 20 de noviembre. En ese segundo período se contabilizan 186 usuarios que tienen actividad. Podrían ser los mismos que el mes anterior porque la cuenta se vuelve a hacer cada mes, esto es importante considerarlo. O podrían ser otros 186 usuarios diferentes, es lo mismo a fines de este conteo.

Hasta ahí tenemos 218 + 186 = 404 usuarios activos en dos meses.

Como el plan anual es de 2400 usuarios activos, todavía nos estarían quedando 1996 usuarios activos disponibles hasta la renovación del plan anual:

Así es como se cuentan los usuarios o cursantes activos mes a mes. Si hay alguna previsión de que esta cantidad no va a alcanzar para el resto del período anual, siempre se pueden “comprar” más cursantes para lo que resta del período.

En el tablero Analyze de Reach 360 los administradores pueden ven cuántos usuarios activos tienen disponibles hasta renovar el período o agregar una compra extra, si fuera necesaria:

cursantes activos en el tablero de reach 360
Cursantes activos en el tablero de Reach 360.

¿Por qué no hay precios publicados?

Los precios no aparecen publicados en ningún lado porque se tienen que acordar con el cliente en base a sus requerimientos específicos. En ArticulateTM es muy importante que el responsable de compras y/o las personas que gestionan la cuenta de Reach 360 entiendan la lógica de cursantes activos al año.

Los precios de Reach 360 son precios flexibles por cursantes activos. Un cursante activo es quien haya tenido actividad de formación en un periodo de 30 días desde el inicio del plan anual. Esto significa que un usuario sólo se contabiliza cuando realmente recibe formación. Cada plan se compromete a un número de usuarios activos en el año, al comienzo del período anual. Esto ofrece la posibilidad de que cada equipo pueda adaptarse a sus necesidades variables de formación, planificando su número medio mensual de usuarios activos.

Una pregunta clave para los directores de formación es cuántos cursantes activos se esperan al mes. Pueden ser empleados, socios, proveedores, colaboradores externos, franquiciados, el punto es saber si hay una previsión mensual. Recordemos que se trata simplemente de una cifra para planificar, no de un compromiso mensual, por eso en el cuadro de arriba se lee “promedio”.

Con esa cifra al mes, se puede estimar el volumen del plan anual, siempre sabiendo que en cualquier momento se pueden agregar más cursantes si fuera necesario. En todo caso cuando se resuelve la compra de un plan anual, lo que se está decidiendo es el escalón de base para esa organización, no su tope de cursantes al año.

Otros ejemplos de planificación de usuarios activos

En resumen, en el plan anual de Reach 360 la empresa establece su número de usuarios o cursantes activos al comienzo del período anual y luego los distribuye, manejando los accesos de cada grupo de acuerdo a las necesidades variables de formación de cada momento.

Accesos regulares permanentes

Puede haber una planificación de un número medio mensual de cursantes, que es lo que se sugirió con el ejemplo anterior: 12 grupos de 200 usuarios cada uno, que tendrían acceso a la plataforma durante 30 días corridos, para que cada grupo complete los cursos en ese período. Esto sería suficiente para una nómina de 2400 empleados (o franquiciados, clientes, proveedores, etc.)

Esa sería una planificación bastante regular en la cantidad de cursantes al mes, pero podrían darse otros casos muy diferentes.

Acceso masivo sin grupos

Con el mismo plan anual de 2400 cursantes activos al año, 600 personas podrían tener acceso a todos los contenidos durante 4 meses corridos. Es decir, sin ninguna creación de grupos, se habilitaría el acceso de 600 personas al mismo tiempo, por 4 meses corridos.

El resto del período no se otorgarían accesos.

Accesos de pequeños grupos por poco tiempo

Otra forma de gestionar el mismo plan sería creando 20 grupos de 100 personas cada uno, de forma tal que cada mes tengan acceso a la plataforma dos de esos grupos. Esto serviría para comparar los desempeños de dos grupos diferentes cada mes, cosa que puede tener sentido en algunos informes de desempeño.

La idea es que el administrador pueda dar acceso a los cursantes o eliminar sus accesos fácilmente a través de la pestaña Manage de Reach 360, planificando la capacitación mes a mes a través de un modelo flexible.

¿Tengo que añadir lugares extra de Reach 360 para los autores de los cursos?

No. Reach 360 es un complemento de la suscripción a Articulate 360 Teams. Todos los autores y administradores de la suscripción a Articulate 360 Teams van a tener acceso a publicar y/o gestionar contenidos en Reach 360 sin ocupar lugares como cursantes activos.

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