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Guardar proyectos de Rise 360 antes de que expire la cuenta

Los cursos creados con Rise 360 se pueden descargar y publicar de varias maneras posibles, pero no hay forma de descargar y/o almacenar los proyectos de esos cursos. A diferencia de los proyectos creados con Storyline 360, que se comparten como archivos .story, los proyectos de Rise 360 solo existen como accesos a una cuenta activa dentro de Articulate 360.

Esta sección de soporte y los términos legales de Articulate 360, establecen que estos proyectos se borrarían de los servidores de Articulate 6 meses después de expirada la cuenta. Si la cuenta es de prueba, ese tiempo se reduce a 3 meses.

En pocas palabras, al finalizar un período de suscripción de Articulate 360 pasan 3 cosas:

  • Se pueden seguir usando y compartiendo todos los cursos que se publicaron.
  • No se pueden seguir editando los proyectos en Rise 360 ni en Storyline 360.
  • Los proyectos de Rise 360 no se mantienen en la cuenta expirada más allá de los 6 meses.

Allá por 2017 se hizo una consulta por este tema, suponiendo que alguien necesitara retomar la edición de un curso publicado con Rise 360, uno o dos años después de expirada la suscripción. La respuesta oficial fue que los proyectos de Rise 360 no se guardan tanto tiempo.

Veamos que alternativas hay ante esta situación.

Alternativa 1: Aliviar el gasto anual

La decisión de no renovar una suscripción está directamente relacionada con su precio en dólares y no con su utilidad, ya que Articulate 360 brinda muchas soluciones a los equipos de creación de contenidos formativos. En ese contexto, lo que hacen algunas organizaciones con suscripciones 360 Team es mantener un solo asiento activo y transferir a ese asiento todos los proyectos. La transferencia de los proyectos tiene que hacerse mientras todos los asientos de la cuenta están activos.

Cuando hay una sola cuenta activa de Articulate 360 Team y no se puede renovar, la forma de reducir el costo anual es hacer un downgrade (lo contrario a un upgrade) y pasar a una cuenta Individual o de freelancer. Así se sigue accediendo a la totalidad de los proyectos para editarlos y republicarlos las veces que sea necesario, con una diferencia en el precio anual de aproximadamente 300 dólares.

Para conservar las diapositivas y los bloques de equipo, que se perderían en una cuenta de freelancer, en la misma sección de soporte anterior se recomienda publicar estas secciones o diapositivas en un proyecto, antes de hacer el downgrade.

Por si acaso, acá te dejamos un video que muestra cómo se importan diapositivas de un proyecto de Storyline a otro.

Alternativa 2: Publicar todo en html5 y además guardar los contenidos

Una de las opciones de pbulicación de Rise 360 es la de publicar en formato web (html5) lo que hace que el curso se vea exactamente igual a la publicación en SCORM, en Review 360 o en Reach 360. Si no hubiera ya ninguna posibilidad de mantener la cuenta o de recuperarla en el futuro, quizás se trate de la mejor opción de todas.

Por otra parte, Rise 360 también permite publicar los cursos en formato pdf, con lo cual podemos guardar estas publicaciones como repositorios o guías para la reconstrucción del contenido interactivo.

En este caso, recomendamos también exportar y guardar en alta resolución las imágenes del curso, los videos y sus documentos descargables. Siempre se recomienda ordenarlos por carpetas, en lo posible dando el mismo orden de los temas del curso y anteponiendo “1”, “2”, “3” delante del título, para que queden fácilmente ordenadas.

Hicimos una prueba con esta última forma, guardando en distintas carpetas los materiales de un curso de Rise 360 de 7 lecciones (27.000 caracteres, 10 imágenes, 1 video y 3 actividades):

  • Primero guardamos todos los materiales del curso en carpetas ordenadas.
  • Luego exportamos el curso en pdf y en html5.
  • Luego lo borramos de la cuenta y por último, lo reconstruímos desde cero.

El proceso completo, nos insumió 37 minutos. Es decir, desde guardar todo hasta volver a completar el mismo curso desde cero.  

Alternativa 3: transferir el proyecto a otra cuenta

Hay básicamente 2 formas de pasar un proyecto de Rise 360 a otra cuenta. Cualquiera sea la que se elija, hay que hacerlo antes del vencimiento de la cuenta y obviamente tiene que ser una cuenta activa.

Enviar una copia del curso

La forma más sencilla es enviar una copia del proyecto a cualquier otra cuenta de Articulate 360. Esto se hace entrando al tablero principal de Rise 360 y posicionándose sobre la miniatura del curso; en el menú de los tres puntos va a aparecer la opción “Send a copy”:

duplicar cursos enviar una copia
Enviar una Copia del proyecto a otra cuenta de Articulate 360.

La acción de enviar una copia va a generar también un aviso por mail al usuario que la recibe. Así habrá dos proyectos iguales de Rise 360, hasta que alguno de los dos sea modificado.

Transferir la autoría del curso

La otra forma está disponible en cuentas Articulate 360 Team y es entrando en la sección Settings del curso para transferir la propiedad del proyecto a otra cuenta Team, que ya esté en el equipo:

rise 360 transferir autoría
Transferir la autoría de un curso a otro usuario del mismo equipo.

Solo el propietario del curso (no los colaboradores) puede transferir la propiedad a otra cuenta. En la página de soporte se explica este procedimiento con más detalles, pero en resumen:

  1. Se abre el contenido que se quiere transferir en el modo edición de Rise 360.
  2. En la esquina superior derecha se hace clic en Settings y luego en la pestaña Collaborators (se llegaría al mismo lugar haciendo clic en Share y después en View Collaborators).
  3. Al pasar el cursor sobre el nombre del autor en la lista de colaboradores, va a aparecer un enlace que dice Transfer. Se hace clic ahí.
  4. En el cuadro de diálogo, se selecciona a uno de los colaboradores del curso para que sea el nuevo propietario del proyecto y se hace clic en el botón Transfer. Si el nuevo propietario no está en la lista de colaboradores, habría que agregarlo primero como colaborador y después hacer este procedimiento.
  5. Se hace clic en Close en la esquina superior derecha, para volver al editor.

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