Si tu organización tomó la decisión de invertir en un Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) ya habrás realizado algunas búsquedas y seguramente te encontraste con decenas de opciones. No te vamos a dar más nombres de plataformas porque ya tendrás una lista demasiado larga.
Es bastante común la desorientación en estos tiempos de cambio de las plataformas educativas porque hay una diversidad de enfoques muy amplia. De extremo a extremo, lo que se define es también la mirada de una organización sobre el aprendizaje, qué se piensa en esa organización o cómo se decide que será mejor la capacitación de sus integrantes.
El costo de la prueba y error
Lo peor de estos procesos es que, ante la diversidad de opciones, hay gente que se rinde y sucumbe fácilmente a las recomendaciones de algún colega o peor, ante las promesas de venta de un proveedor.
Los ciclos de prueba y error en un LMS son realmente muy largos y las desilusiones impactan en el nivel de satisfacción de los usuarios no solo con la plataforma, sino también con los contenidos formativos. Los contenidos están condicionados por la plataforma y el conjunto de plataforma más contenidos suele ser visto como una misma cosa.
El costo de una mala decisión no es igual a cero. Aún con un LMS gratuito como Moodle habrá un abono mensual de mantenimiento y un hosting, pero también un costo no medible en dinero que tiene que ver con que el formato no termine de ser aceptado por las personas de tu organización.
En cualquier caso, ya sea con un LMS gratuito o una plaatforma LMS paga, el proceso de selección debería prestarle atención a algunas cuestiones básicas.
¿Qué hay que mirar en una plataforma LMS?
Mike Rustici, uno de los creadores de SCORM, dijo hace un tiempo que los LMS estaban ofreciendo demasiadas funcionalidades, inclusive algunas que nunca fueron demandadas. Rustici destacaba que solo hay 3 funcionalidades básicas en un LMS que deberían ser irrenunciables.
Sin embargo, hay ciertos aspectos que no son exactamente funcionalidades pero se deberían tener muy en cuenta a la hora de analizar cualquier propuesta de LMS:
1. El esquema de precios
¿Cómo escalan los precios en cada marca? Hay marcas que tienen precios por cantidad máxima de usuarios. Tenés que preveer si el esquema funcionará bien con tus proyecciones a mediano plazo, porque cambiar de plataforma con muchos cursos ya publicados y trackeados, es problemático. ¿El esquema de precios es flexible o con algunos usuarios extra, cambia totalmente?
Si necesitás cursos en video el precio del streaming puede no estar incluido, cuidado con ese punto. Y por último podrías preguntarte si tu organización va a sumar proveedores externos a las capacitaciones, en algún punto de tu proyecto.
2. La personalización
¿Necesitás personalizar la apariencia del LMS o podrías usar los estilos predefinidos por la marca? Si necesitás comunicar algo con la imagen de tu proyecto, quizás necesites herramientas que te permitan diseños personalizados o al menos saber cuánto costará tener tu propia URL y tu propio diseño.
3. Gamificación y aprendizaje social
¿Lo necesito o lo quiero? Es una pregunta importante, porque la creación de contenidos de capacitación para esta lógica de gamificación es mucho más compleja y no hay tantos proveedores que la resuelvan bien. Por otra parte, ¿es importante que los participantes puedan conectarse entre sí?
Los rankings, las insignias y las tablas de clasificación, ¿son una parte importante de tu estrategia de enseñanza? Si es así, tendrás que investigar en detalle las funciones de gamificación y aprendizaje social de cada LMS y descartar los que no ofrecen nada en ese sentido.
4. Hosting, seguridad y backups
El Departamento de Sistemas tiene que estar en la evaluación: ellos te podrán decir si tu organización permite servicios basados en la nube o si requiere, por ejemplo, que todo esté alojado en un servidor local detrás de un firewall. Esto es importante porque algunas marcas de LMS no se pueden alojar localmente.
Es necesario incluir a más personas en esta decisión tan compleja, por eso en este post te proponemos un proceso de selección de LMS en el que podrías incluir a gente de marketing, de comunicación interna y de otros sectores.
5. Integraciones
¿Tu organización necesita que el LMS se integre con otros sistemas, como el software de recursos humanos, por ejemplo? La respuesta a esta pregunta puede ser la clave: si es “sí”, hay que empezar por este punto. No todas las marcas de LMS permiten la integración con otros softwares (o no de manera sencilla).
Un tema relacionado es el estándar o el protocolo de e-learning que van a utilizar en tu organización. Si están implementando el estándar Tin Can para las analíticas de aprendizaje, el LMS debería ser compatible con ese estándar.
6. Comercio electrónico
¿Necesitás vender el acceso a los cursos o las suscripciones a un programa de especialización? Si es parte de la decisión, hay que analizar qué medios de pago ofrece el LMS para chequear que se ajusten a los medios que usan tus clientes. Por ejemplo, en ciertos lugares de Latinoamérica no están muy acostumbrados al pago por Paypal pero sí a los bancos o a las soluciones de puntos físicos de pago.
7. Soporte, servicio al cliente
¿Cuál es el nivel de soporte incluido en el costo del LMS? ¿Cuánto soporte creés que vas necesitar? ¿El proveedor te ofrece Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) para responder a las interrupciones o tiempos de inactividad? Si es así, ¿cuáles son los niveles de servicio ofrecidos y cuánto cuestan?
No es un tema menor, aunque suene como algo lejano en un primer momento. Un conflicto con un servidor del LMS podría convertirse en una catástrofe si no se garantizan estos temas o no se hablaron antes.
