Si en tu organización tomaron la decisión de invertir en un Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) ya estarán realizado algunas búsquedas y seguramente habrán separado algunas opciones para decidir. La idea de este post no es agregar más nombres a esa lista, que ya debe ser demasiado larga.
Es bastante común la desorientación en estos tiempos de tiempos de cambio en las plataformas porque hay una diversidad de enfoques bastante amplia. De extremo a extremo, lo que se define es también la mirada de una organización sobre el aprendizaje o cómo estima esa organización que será más efectiva la capacitación entre sus integrantes.
El costo de la prueba y error
Los ciclos de prueba y error en un LMS son realmente muy largos. Lo peor de estos procesos es que, ante la diversidad de opciones, hay gente que se rinde y sucumbe fácilmente a las recomendaciones de algún colega o ante las promesas de venta de un proveedor.
La decepción de los usuarios impactan no solo en la experiencia con la plataforma, sino que se extiende a los contenidos formativos. Ya sea que los contenidos estén o no condicionados por la plataforma, el conjunto de plataforma más contenidos suele ser visto como una misma cosa.
Aún con un LMS Open Source y aparentemente gratuito como Moodle, el costo de una mala decisión no es igual a cero. Hay un costo de configuración y un abono mensual de mantenimiento, pero hay también un costo no medible en dinero: que la estrategia de formación no termine de ser aceptada en la organización.
En cualquier caso, ya sea con un LMS gratuito o un servicio pago, el proceso de selección debería tener en cuenta algunos puntos básicos.
¿Qué hay que mirar en una plataforma LMS?
Mike Rustici, uno de los creadores de SCORM, dijo hace un tiempo que los LMS estaban ofreciendo demasiadas funcionalidades, incluyendo algunas que nunca fueron demandadas. Rustici destacaba que solo hay 3 funcionalidades básicas en un LMS que deberían ser irrenunciables:
- Publicar los cursos y gestionar el acceso de los usuarios.
- Permitir que los capacitadores puedan gestionar sus propios recursos didácticos.
- Hacer un seguimiento de quién ha hecho qué, en gran medida para cumplir con las auditorías.
Sin embargo, hay ciertos aspectos que no son exactamente funcionalidades pero se deberían tener en cuenta a la hora de analizar una propuesta de LMS:
1. El esquema de precios
¿Cómo escalan los precios en cada marca? Hay marcas que tienen precios por cantidad máxima de usuarios. Siempre hay que prever si este esquema funcionará bien con las proyecciones de la organización a mediano plazo, porque cambiar de plataforma con muchos cursos publicados y trackeados es bastante problemático. ¿El esquema de precios es flexible o con algunos usuarios extra, cambia totalmente?
Si se van a publicar clases en video, el precio del streaming puede no estar incluido, cuidado con ese punto. No es la misma experiencia visualizar las clases en forma fluida que con los videos trabándose en cada reproducción. También hay que saber si la organización va a sumar proveedores externos a las capacitaciones, ya sea expertos en los contenidos, moderadores, desarrolladores de cursos, etc. Ello podría requerir que se necesiten roles especiales dentro de la cuenta que no siempre aparecen en los planes básicos.
2. La personalización
¿Será necesario personalizar la apariencia del LMS o se pueden usar los estilos predefinidos por la marca? Si se está comunicando algo que hace a la imagen pública de la organización, hay que prestar atención a las herramientas de diseño personalizado. En algunos servicios la URL personalizada no está en el plan básico. En casos en que la imagen sea importante, hay que tener en cuenta cuánto costará tener la URL propia y el diseño buscado.
3. Gamificación y aprendizaje social
¿Lo necesito o lo quiero? Esta es una pregunta importante, porque la creación de contenidos de capacitación gamificados es bastante compleja. Los rankings, las insignias y las tablas de clasificación, ¿son una parte importante de la estrategia de enseñanza? Si es así, se tienen que investigar en detalle las funciones de gamificación y aprendizaje social de cada LMS y descartar los que no ofrecen nada en ese sentido.
Por otra parte, ¿es importante que los participantes puedan conectarse entre sí? Esta funcionalidad se relaciona con el aprendizaje social y requiere el trabajo activo de los capacitadores dentro de la plataforma, para mantener interés de los alumnos en sostener los intercambios y cumplir con las consignas.
4. Hosting, seguridad y backups
El Departamento de Sistemas tiene que estar en la evaluación: ellos pueden indicar si la organización consume otros servicios basados en la nube o si requiere que todo esté alojado en servidores locales detrás de un firewall. Esto es importante porque algunas marcas de LMS no se pueden alojar localmente, solo funcionan como servicios en la nube.
Esta es una de las razones por las que es necesario incluir a más personas en esta decisión tan compleja. En este post proponemos un proceso de selección de LMS en el que se pueden incluir los equipos de marketing, comunicación interna y otros sectores.
5. Integraciones
¿La organización necesita que el LMS se integre con otros sistemas (por ejemplo, el software de recursos humanos)? La respuesta a esta pregunta puede ser la clave: si es “sí”, hay que empezar por este punto. No todas las marcas de LMS permiten la integración con otros softwares y en algunas requiere que se trabaje con APIs y desarrolladores.
Otro tema relacionado es el estándar o el protocolo de eLearning que va a utilizar en la organización. Por ejemplo, si se está implementando el estándar Tin Can para las analíticas de aprendizaje, el LMS debería ser compatible con ese estándar.
6. Comercio electrónico
¿Se va a vender el acceso a los cursos o habrá suscripciones para programas de especialización? Si es así, hay que analizar qué medios de pago ofrece el LMS para verificar que también sean los que usan los clientes. En ciertos lugares de Latinoamérica no está muy difundido el pago por Paypal, aunque sea el medio de pago más usado en Internet. Por otra parte, hay públicos que prefieren los puntos físicos de pago en efectivo, como los RapiPago o PagoFácil de Argentina.
7. Soporte, servicio al cliente
¿Cuál es el nivel de soporte incluido en el costo del LMS? ¿Cuánto soporte se estima que se va a necesitar? ¿El proveedor ofrece Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) para responder a las interrupciones o tiempos de inactividad? Si es así, ¿cuáles son los niveles de servicio ofrecidos y cuánto cuestan?
No es un tema menor, aunque suene como algo sofisticado en un primer momento. Con solo imaginarse un servidor caído en una situación de auditoría, se puede tener un acercamiento al problema real. Si estos temas no se hablaron antes, no hay reclamo posible.
