Con la nueva funcionalidad de carpetas compartidas de Rise 360, un administrador de una cuenta Articulate 360 Team puede crear subcarpetas de proyectos y hacer que los proyectos dentro de estas carpetas sean compartidos automáticamente con todos los colaboradores del equipo que tengan permisos en esas carpetas.
Esta era una funcionalidad muy solicitada en las cuentas Team y se espera que agilice el trabajo en los equipos que gestionan varios proyectos en forma colaborativa. En este post explicamos con mayor detalle esta funcionalidad, que fue presentada hace unas semanas.
El resumen es que un administrador puede asignar rápidamente roles y permisos dentro de cada carpeta y así compartir con varios usuarios un mismo conjunto de proyectos dentro esa carpeta.
El nuevo panel de Rise 360
El nuevo panel de Rise 360 tiene un aspecto un poco diferente, pero vas a encontrar todo tu contenido personal y compartido en la primera sección que ahora se llama My View.
Si te encontrás con algún problema o tenés preguntas sobre esta forma de visualizar el contenido, el equipo de soporte oficial de Articulate está a tu disposición.
En la barra lateral vas a ver que tu contenido está organizado en secciones. Si tu suscripción es Individual vas a ver tres secciones:
- My View
- Private
- Deleted
Y si tenés una suscripción Articulate 360 Teams vas a ver dos secciones adicionales:
- Team
- External Connections
External Connectios aparece solo si estás trabajando con equipos externos o con alguna persona que no está en tu equipo pero también tiene una cuenta Team, por ejemplo una traductora externa a tu organización.
My View
Ahora podés marcar los cursos específicos que quieras encontrar a primera vista. Incluso podrás crear subcarpetas dentro de la sección My View para organizar aún más las cosas. Estos elementos seleccionados y estas subcarpetas se mostrarán solo para vos, pero pueden contener elementos tanto personales como de equipo. Es una excelente manera de realizar un seguimiento de los elementos en los que estás trabajando.
En principio, todas las capacitaciones y carpetas en tu panel de Rise 360 van a aparecer automáticamente en My View, para que puedas adaptarte más fácilmente a la nueva organización del tablero. A medida que te sientas a gusto con el nuevo diseño del panel, no dudes en eliminar elementos de esta vista.
Cuando eliminás elementos de My View no estás borrando proyectos, sino sacando elementos de la vista inmediata. Simplemente andá al menú rápido del elemento y seleccioná Remove from My View si no querés que el elemento aparezca en esta primera vista del tablero.
Carpetas privadas y de equipo
Los cursos que estás creando en forma individual y sin colaboradores, van a aparecer en la sección Private. Los cursos que estás creando con otros colaboradores, van a aparecer en la sección Team.
Cuando creás contenido en Rise 360, el contenido se agrega en la sección o carpeta en la que estabas al crearlo. El contenido creado en una carpeta Team hereda automáticamente los permisos de colaboradores aplicados a esa carpeta.
A continuación vemos con más detalle este tema.
Cómo compartir elementos
¿Cómo se comparten proyectos o carpetas? En los dos casos es el mismo procedimiento, vamos a verlo primero con un proyecto o elemento. Si sos el propietario o el gestor de un curso, pasá el cursor sobre una tarjeta de proyecto y hacé clic en el icono de tres puntos (…). Luego seleccioná Share y agregá a los editores o gestores desde el cuadro que aparece a continuación:
Nota: se ha cambiado el nombre Colaborator a Editor para que coincida con la terminología de Review 360. Todos los permisos existentes de los Colaboradores se aplican a los Editores, que ahora también pueden publicar los proyectos compartidos en los mismos links de Review 360.
Cuando se agrega un colaborador a un proyecto de Rise 360, el elemento pasa automáticamente al directorio Team. No te preocupes, aunque el contenido se agregue a la carpeta principal de Team solo pueden verlo los miembros del equipo que hayas agregado como colaboradores.
Al compartir un elemento, también podrías elegir hacerlo con el grupo Everyone, para que todos los miembros de tu equipo tengan acceso a ese elemento. Desde esta misma sección podés eliminar o modificar a los colaboradores en cualquier elemento o carpeta.
Compartir una carpeta con proyectos
Si querés compartir una carpeta con otra persona del equipo, el procedimiento es el mismo que con un proyecto o elemento: comenzá moviendo la carpeta a la sección Team. Desde allí, colocá el cursor sobre el nombre de la carpeta (ya sea en la ventana principal o en la barra lateral), hacé clic en el ícono de los tres puntos (…) y seleccioná Folder share settings. Luego, agregá los miembros específicos del equipo con los que querés compartir la carpeta y asignales el rol apropiado a cada uno.
¿Querés que todos en tu organización colaboren en la formación? Creá una carpeta en el directorio Team, asignale un nombre, seleccioná Folder share settings y ahí elegí Everyone (todos). Luego, mové toda la capacitación que quieras compartir con todos hacia esa carpeta. Así de simple.
Mover un elemento compartido
Una vez que un elemento está en el directorio Team, creá una nueva carpeta o mové ese elemento a una carpeta existente para mantener organizado tu espacio de trabajo y asignar los permisos con más precisión. Creá las nuevas carpetas con el botón New Folder. Pasá el cursor por encima de una carpeta individual en la barra lateral o de una tarjeta de elemento en la ventana principal, hacé clic en el icono de tres puntos (…) y luego en Move para mover elementos y carpetas a las nuevas ubicaciones.
Cuando movés un elemento o una carpeta a una carpeta existente, el elemento o la carpeta hereda la configuración de uso compartido de esa carpeta. Todas las personas con roles de colaboración en esa carpeta van a tener acceso a los elementos movidos.
Consultá la sección Tareas y Permisos (en inglés) para más información.
Dejar de compartir una carpeta o un elemento
Para dejar de compartir una carpeta o un elemento por completo, movelo a tu directorio Private. Esto elimina a todos los colaboradores de ese elemento. Sólo los propietarios pueden mover las carpetas y los elementos que han compartido. Si anulás el uso compartido de una carpeta que a su vez contiene carpetas o elementos que pertenecen a otras personas, esas carpetas y elementos también se anulan y se mueven a sus directorios personales.
Eliminar una carpeta o un elemento compartido
Hacé clic en el ícono de tres puntos (…) y seleccioná Remove para eliminar elementos o carpetas individuales.
Sólo los Owners y Managers pueden eliminar sus carpetas o elementos compartidos y moverlos a la sección Deleted. Si eliminás una carpeta que a su vez contiene carpetas o elementos que pertenecen a otras personas, esas carpetas y elementos también se mueven a la sección Deleted de sus propietarios.
Restaurar una carpeta o un elemento compartido
En la sección Deleted, seleccioná la carpeta o el elemento y elegí Remove from Deleted. La restauración de carpetas o elementos compartidos los devuelve a su ubicación original. Si esa ubicación original o carpeta de destino ya no existe, la restauración va a tu directorio Private.
Conexiones externas
Si trabajás con otros equipos en Rise 360, vas a ver nuevas carpetas de equipo para ellos en la sección External Connections. Los nombres de las carpetas pueden ser diferentes a los que estás acostumbrado a ver. Esto se debe a que Rise 360 usa el nombre de la organización tal como aparece en el panel de Administración de Cuentas de esa organización. Esto también se aplica a tu equipo. Un administrador de Articulate 360 del equipo externo puede modificar este nombre, dentro de su propio panel de Administración de Cuentas.
Todos los suscriptores de Articulate 360 verán la sección My View y la nueva organización del panel a partir de octubre de 2023. Si sos suscriptor de Articulate 360 Teams, también tendrás acceso a las carpetas de equipo y a las funciones de colaboración. Si todavía no tenés Articulate 360 pero querés probar estas funciones, podés iniciar una prueba gratuita de 30 días.
