Los proyectos son muchos pero los recursos son escasos. Esta es la realidad de algunas organizaciones que tienen que generar o actualizar sus capacitaciones en forma continua, distribuyendo algunos pocos asientos de Articulate 360 entre 2 o más usuarios.
Vamos a resumir los procedimientos que tienen que seguir los administradores para las siguientes situaciones:
- Sumar a otros administradores a una cuenta Team
- Cambiar o quitar integrantes del equipo
- Cambiar de integrante sin tener asientos disponibles
- Recuperar proyectos de integrantes que se fueron del equipo
Lo primero es entender que los administradores de una cuenta Articulate 360 Team no son usuarios en forma predeterminada. Esto quiere decir que no van a poder usar las aplicaciones, a no ser que pasen a ocupar un lugar en la lista de integrantes del equipo. Los administradores de una cuenta Team que quieran usar las aplicaciones deben darse de alta a sí mismos como usuarios.
Articulate 360 Team
Como no son usuarios por defecto, los administradores de una cuenta Articulate 360 Team tampoco suman costos a la organización. Lo que determina el costo anual es la cantidad de asientos en el equipo. Es decir que una suscripción con 1 administrador y una con 4 administradores tienen el mismo costo anual, mientras ambas tengan la misma cantidad de asientos en el equipo.
Los administradores de una cuenta Articulate 360 Team pueden asignar asientos o armar Grupos de Trabajo. Para entender mejor las diferencias de roles podés ir a este artículo o ver este video de 1 minuto.
Ahora sí, vamos a ver paso a paso los procedimientos más habituales que hacen los administradores en el panel de gestión de usuarios.
1. Sumar a otros administradores a una cuenta Team
Se recomienda que las cuentas Team tengan dos o más administradores, incluso si no son usuarios habituales del software. Pueden ser necesarios en situaciones en las que no haya nadie más disponible. Como ya dijimos, esto no cambia el costo de la suscripción anual.
Para agregar administradores:
- El administrador original tiene que ingresar al Panel en https://account.articulate.com
- Hacer clic en la opción Administración del equipo del menú de la izquierda.
- Ir a la pestaña Administradores y allí agregar a los administradores adicionales:
La persona que reciba la invitación debe aceptar el rol haciendo clic en el link recibido. Al ingresar al panel de Articulate 360, debe hacerlo con su propio usuario y contraseña. No es necesario que los administradores descarguen nada, pero sí que acepten el rol.
2. Cambiar o quitar integrantes del equipo en Articulate 360 Team
Si ya sos administrador, podrías asignar licencias de Articulate 360 a diferentes personas de tu equipo, reasignar los proyectos a otro integrante o quitar a integrantes del equipo.
Para quitar a un integrante del equipo:
- Ingresá a tu cuenta en https://account.articulate.com
- Hacé clic en la opción Administración del equipo del menú de la izquierda.
- En la pestaña Equipo hacé clic en la crucecita que aparece a la derecha del nombre, para dar de baja al integrante del equipo que quieras quitar.
Vas a ver un cuadro para decidir a qué otro integrante del equipo se debe transferir el contenido, tanto los proyectos de su carpeta Team como el contenido de su carpeta Personal (esto último es opcional).
Para asignar el contenido a otra persona, su correo electrónico tiene que estar activo dentro de la misma suscripción de Articulate 360 Team. El receptor de los proyectos podrías ser vos mismo/a u otro administrador de la cuenta. Inclusive podría ser un administrador temporal cuya función sea solamente la de recibir proyectos y trasladarlos a otro integrante, más abajo explicamos ese proceso.
La diferencia entre proyectos Personales y proyectos del Equipo está explicada en este microlearning.
Si no se completa ese espacio, el contenido seguirá estando disponible pero sin autores vinculados. Esto significa que los proyectos no se borran, pero tampoco pueden ser editados por otra persona. Si René Martínez volviera a formar parte de este equipo de Articulate 360 Team, se volvería a encontrar con sus proyectos.
Atención. René también podría volver a encontrarse con sus proyectos si se sumara a otro equipo con su mismo correo electrónico. O si pasara a tener una suscripción de freelance de Articulate 360. Esto pasaría siempre que no se transfieran sus proyectos en este paso.
Cambio de integrantes
Si lo que estás haciendo es un cambio de integrante, después del paso anterior agregá al nuevo integrante que ocupará el asiento liberado. Ese nuevo integrante no va a tener acceso a los contenidos del integrante que quitaste, porque para ello tendría que hacerse una transferencia de proyectos.
3. Cambio de integrantes sin asientos disponibles
Si tenés que cambiar un integrante de tu equipo Articulate 360 pero no tenés más asientos disponibles para trasladar los proyectos:
- Agregá al menos un administrador extra como te contamos más arriba.
- Cuando el nuevo administrador acepte el rol, ingresá a la zona Equipo del Panel de Administración.
- Hacé clic en la crucecita de la derecha para borrar al usuario que sale del equipo.
- Cuando aparezcan la ventana de diálogo, elegí transferir los proyectos al nuevo administrador.
El nuevo administrador se convertirá en el propietario del contenido… y automáticamente ocupará el asiento que dejó el usuario eliminado! Así el nuevo administrador se convertirá en usuario.
Si no querés que el nuevo usuario sea a su vez administrador de la cuenta, una vez hecho lo anterior borrá su nombre de la lista de Administradores. Seguirá teniendo un asiento de usuario y será propietario del contenido que le hayas transferido.
4. Recuperar proyectos de integrantes que se fueron del equipo
Este es el procedimiento para recuperar los proyectos de un usuario que ya no tiene lugar en tu lista, porque se fue del equipo sin haber transferido los proyectos de su autoría. En este caso es necesario que la dirección de mail de ese usuario exista y esté funcionando. Si no es así, tenés que hablar con la gente de Sistemas de tu organización para que habilite esa posibilidad durante el siguiente procedimiento.
Los pasos a seguir son los siguientes:
- Agregá al menos un administrador extra en la pestaña de Administradores como te contamos más arriba.
- Cuando el nuevo Administrador acepte el rol desde su mail, ingresá a la zona Equipo del Panel de Administración.
- Hacé clic en la crucecita de la derecha para borrar a un usuario cualquiera que salga del equipo, esto va a ser algo temporal. No hagas nada con sus proyectos, no se los transfieras a nadie.
- Incorporá al usuario que se había ido del equipo, ya que ahora vas a tener un asiento disponible. El usuario tiene que recibir esa invitación y aceptarla desde su mail.
- Una vez que el usuario anterior vuelva al equipo, comprobá que se haya reconectado con todos sus proyectos.
- Ahora, borralo de la lista con la crucecita roja… pero esta vez elegí transferir sus proyectos al administrador nuevo (o a otro usuario, si es que tenías más usuarios en la lista).
Listo. El nuevo Administrador (o el otro usuario) se va a convertir en el propietario de ese contenido. Después podés volver a reincorporar al usuario que sacaste en forma temporal.
Si quisieras que sea el nuevo Administrador quien se ocupe de esos proyectos, incorporalo a la lista del Equipo. Un Administrador no puede tener acceso a las herramientas de Articulate 360, para que pueda usarlas tiene que estar en la lista del equipo.
Es todo por ahora, seguimos en la próxima entrada o leemos y contestamos tus preguntas.
PD: recordá que no podés hacer cambios de asientos o de integrantes en forma ilimitada, en los Términos de Uso están permitidos hasta 2 cambios por año por cada asiento.
