Una persona de la organización pide actualizar dos cursos. En el equipo de desarrollo, la persona que debe hacerlo no los encuentra. En un equipo de tres personas eso se resuelve con un mensaje; en una universidad con cientos de cursos, varias facultades y gente que entra y sale todos los años, se convierte en el problema principal: no saber dónde está cada cosa ni quién puede tocarla.
La Biblioteca de Articulate 360 AI resuelve esto con dos secciones y un puñado de reglas que conviene entender para que el trabajo del día a día no se choque con problemas de permisos.
El contenido vive en un solo lugar: tu carpeta privada o una carpeta de equipo. Todo lo demás que ofrece el menú de la Biblioteca —atajos, compartido conmigo, localizado— son vistas de ese mismo archivo, no copias ni lugares distintos.
La Biblioteca: un solo lugar y varias vistas
La Biblioteca se abre desde Library, en la barra lateral del panel, o desde View Library, arriba de tus piezas recientes. Lo primero que conviene mirar es el menú que corre arriba del listado, porque mezcla dos cosas de naturaleza distinta: las carpetas donde está guardado el contenido y las vistas que lo muestran filtrado.
Library
Search, manage, or edit all of your drafts and published content.
- All
- Private & Team Folders
- Shortcuts
- Shared with me
- Localized
- Question Banks
- Deleted
PUNTOMOV
- Private
- Demos
- Borradores
- Team
- Ingreso 2026
- Posgrados
- External Connections
Private
Folders (2)
- Demos
- Borradores
- + New Folder
Cada pestaña responde a una pregunta distinta:
| Pestaña | Qué muestra |
|---|---|
| All | Todo el contenido en el que estás trabajando, privado y de equipo mezclados. |
| Private & Team Folders | Los archivos de verdad. Es la única pestaña donde algo está guardado. |
| Shortcuts | Tus atajos. Los ves solo vos y no alteran dónde está guardado el original. |
| Shared with me | Lo que otras personas compartieron con vos sumándote como colaborador. |
| Localized | El contenido que tiene traducciones, con su idioma de origen. |
| Question Banks | Los bancos de preguntas que se reutilizan entre cursos. |
| Deleted | Lo que se borró y todavía se puede recuperar. |
Adentro de Private & Team Folders, el contenido se apila en tres secciones —Private, Team y External Connections— y cada una puede tener sus propias subcarpetas. A todo se llega por dos caminos: la columna de la izquierda y el panel principal, que muestra las carpetas del nivel donde estés parado con el botón New Folder al final.
Desde cualquier pestaña que no sea la de carpetas, el menú ··· de una tarjeta tiene Go to current file location: abre la carpeta real donde está ese curso. Es el atajo que más sirve cuando alguien pregunta dónde quedó algo.
Privada o de equipo: la frontera que decide quién ve qué
La carpeta Private es de organización personal y su contenido no lo ve nadie más del equipo. La sección Team es lo contrario: ahí está lo que puede ver quien tenga acceso.
El movimiento entre una y otra no se hace a mano —o no solamente—. Al agregar un colaborador a un contenido, ese contenido se mueve solo a la sección Team y aparece en el panel de la persona que sumaste. Eso no significa que lo vea todo el equipo, porque adentro de Team cada carpeta y cada ítem tienen su propia lista de colaboradores.
El camino de vuelta es igual de directo. Para dejar de compartir algo se lo mueve a la carpeta privada y eso saca a todos los colaboradores de una vez. Dos detalles que conviene tener presentes antes de hacerlo:
- Solo el owner puede mover lo que compartió. Quien colabora no puede llevarse contenido compartido a su sección personal.
- Si la carpeta que dejás de compartir contiene carpetas o ítems de otras personas, esos también se dejan de compartir y se van a la carpeta privada de cada owner.
Y la regla que ordena todo lo demás: lo que se mueve a una carpeta de equipo hereda la configuración de colaboradores de esa carpeta. No se pregunta nada, se aplica. Por eso los permisos se piensan por carpeta y no curso por curso, que es justo lo que hace manejable una biblioteca grande.
Cómo entrar a un curso que creó otra persona
Es la consulta más frecuente de esta familia y tiene tres respuestas posibles, según cómo esté guardado el curso:
- Te agregan como colaborador. Quien es owner o manager del curso pasa el cursor por la tarjeta, abre el menú ···, elige Share y te suma como editor o manager. El curso pasa a Team y te aparece en la pestaña Shared with me.
- El curso está en una carpeta donde ya tenés un rol. No hace falta compartir nada: si tenés acceso a la carpeta, tenés acceso a lo que haya adentro.
- El curso está compartido con el grupo Todos. Al compartir se puede elegir ese grupo, con lo cual cualquier creador del equipo entra con el rol que se le haya dado.
Cuando no aparece por ninguna de las tres, la causa suele ser una de estas: el curso sigue en la carpeta privada de quien lo creó, no tenés rol asignado en esa carpeta o las dos cuentas están en centros de datos distintos. Hay una cuarta que confunde más: un administrador sin licencia de creador no ve las carpetas del equipo. Administrar la cuenta y crear contenido son dos permisos separados.
Los tres roles y qué puede cada uno
Sobre una carpeta o un ítem compartido hay tres roles, con los nombres que les da Articulate: owner (quien lo creó), manager y editor. La diferencia entre los dos últimos no está en editar, porque los dos editan, sino en qué pueden decidir sobre el contenido.
| Sobre una carpeta compartida | Owner | Manager | Editor |
|---|---|---|---|
| Verla y ver sus permisos | Sí | Sí | Sí |
| Crear subcarpetas y sumar contenido | Sí | Sí | Sí |
| Renombrarla | Sí | Sí | — |
| Cambiar sus permisos | Sí | Sí | — |
| Moverla | Sí | Solo dentro de Team | — |
| Eliminarla | Sí | — | — |
| Sobre un curso o una pieza | Owner | Manager | Editor |
|---|---|---|---|
| Verlo y editarlo | Sí | Sí | Sí |
| Crear una instantánea | Sí | Sí | Sí |
| Publicarlo | Sí | Sí | — |
| Duplicarlo o enviar una copia | Sí | Sí | — |
| Moverlo | Sí | Solo dentro de Team | — |
| Cambiar con quién está compartido | Sí | Sí | — |
| Eliminarlo | Sí | — | — |
Eliminar es siempre del owner. Es la diferencia que más conviene explicar cuando se reparten roles por primera vez.
Permisos explícitos y heredados
Los permisos de una carpeta vienen por dos caminos y se comportan distinto cuando la carpeta se mueve:
- Explícito es el que agregaste a mano en la configuración de la carpeta. Viaja con ella: si la movés, sigue igual.
- Heredado es el que la carpeta tomó de la carpeta que la contiene. Si la movés a otro lado, se reemplaza por los permisos de su nueva carpeta madre.
Para convertir un permiso heredado en explícito hay que sacarlo y volver a agregarlo a mano. No hay un interruptor que lo fije.
Ordenar cientos de cursos sin perderse
Hasta acá, las reglas del producto. Lo que sigue es lo que recomendamos cuando la biblioteca es grande, que es donde estas reglas se sienten.
Hay un límite y conviene diseñar con él a la vista: las carpetas son ilimitadas, pero cada carpeta admite hasta cinco subcarpetas. Un árbol profundo se choca contra ese tope enseguida, así que funciona mejor uno ancho y poco profundo — por ejemplo una carpeta por facultad o por unidad académica, adentro una por programa y ahí los cursos.
Los nombres hacen el orden, porque las carpetas se alfabetizan solas. No hay forma de reordenarlas a mano, así que un prefijo corto —el año, un número de área— es lo que mantiene arriba lo que se usa todos los días. Con cientos de cursos, una convención de nombres escrita y compartida rinde más que cualquier otra cosa de esta nota.
Un owner por carpeta, decidido a propósito. Como eliminar es potestad del owner y la transferencia de contenido se dispara cuando esa persona deja el equipo, conviene que las carpetas troncales pertenezcan a alguien estable del área y no a quien las creó por casualidad un martes.
Y tres cosas de la interfaz que ahorran horas cuando hay que reacomodar mucho:
- Arrastrar y soltar, más la selección múltiple. Se arrastran tarjetas y carpetas hacia su destino, se seleccionan varias con el cursor o con las casillas de cada tarjeta y se mueven o se eliminan en lote. Cmd+A o Ctrl+A selecciona todo lo de la página. Si en la selección entra algo que no podés mover, aparece un aviso con esos títulos y el resto se mueve igual.
- El botón Deshacer aparece abajo a la izquierda después de mover o eliminar y dura unos segundos. Es la red de seguridad de cualquier reacomodamiento grande.
- La URL de una carpeta funciona como marcador. Se entra a la carpeta, se guarda la dirección en el navegador y se vuelve ahí sin recorrer el árbol. Para quien trabaja siempre sobre las mismas cuatro carpetas entre cientos, es el mejor atajo disponible.
Los atajos son tuyos y de nadie más
La pestaña Shortcuts es una capa personal sobre la biblioteca. Se suma contenido desde el menú ··· de una tarjeta con Add Shortcut y adentro se pueden crear carpetas propias con New folder, que no admiten subcarpetas.
Tres aclaraciones que evitan sustos: las carpetas de atajos las ves solo vos, mover un atajo no cambia de lugar el original y borrar un atajo no borra el contenido. Lo único que sí se pierde al eliminar una carpeta de atajos son los atajos que tenía adentro.
En una cuenta chica es un lujo. Con cientos de cursos es la diferencia entre encontrar en un segundo los seis en los que estás trabajando esta semana o recorrer el árbol entero cada mañana.
Cuando alguien deja el equipo
Es el momento donde el orden se pone a prueba y en una universidad pasa todos los años. Al quitar a una persona del equipo, un admin tiene que transferir su contenido compartido a otro integrante con licencia de creador para completar la baja. Ahí decide si marca también Include personal content, que es lo que arrastra su carpeta privada.
Quien recibe el contenido conserva las carpetas tal como estaban y encuentra además una carpeta nueva con el nombre de la persona que se fue, dentro de Shortcuts. Esa carpeta la ve solo esa persona y contiene enlaces, no archivos. Tampoco sobrevive a una transferencia posterior, así que si el contenido se vuelve a transferir desaparece. Para conservar el conjunto de forma permanente hay que moverlo a una carpeta de verdad.
El detalle de qué se transfiere y qué no —los .story de Storyline viven en la computadora de cada persona, así que ahí no hay nada que transferir— está en la respuesta «Qué pasa con el contenido de quien se va» de Gestión de cuenta y equipo, con los pasos exactos de la consola.
Borrar y restaurar: lo que se pierde en el camino
Eliminar manda el contenido a la pestaña Deleted, donde todavía se puede recuperar con Remove from trash. Desde ahí también se borra definitivamente, de a un ítem con Delete forever o todo junto con Empty, que ya no tiene vuelta.
Dos comportamientos que sorprenden y conviene anticipar en una cuenta con mucha gente:
- Si se elimina una carpeta de equipo que contiene contenido de otras personas, cada cosa se va a la papelera de su propio owner, no a la de quien borró.
- Al restaurar, el contenido vuelve a la carpeta privada del owner original y se pierden los colaboradores y la configuración de la carpeta. Lo que estaba compartido deja de estarlo y hay que volver a armar los permisos.
Los límites que conviene saber de antemano
- Solo creadores de la misma suscripción. Las carpetas de equipo son para gente con licencia dentro del mismo equipo. El contenido compartido con otra organización aparece aparte, en External Connections.
- Mismo centro de datos regional. Se colabora entre cuentas del mismo centro —Estados Unidos o Unión Europea— y no entre regiones. Tampoco se pueden enviar copias de una a otra. Es una decisión que se toma una sola vez, al crear la cuenta.
- Sin notificaciones. Articulate no avisa cuando alguien edita algo que compartiste. El aviso lo pone el equipo con su forma de trabajo.
- Cinco subcarpetas por carpeta, como decíamos más arriba. El número de carpetas no tiene tope.
- Las carpetas de Review son otro árbol. Review 360 tiene su propio directorio de equipo, con sus permisos y sus roles, y es el que decide si varias personas publican al mismo link de revisión o si cada una abre uno nuevo. No se hereda nada de acá: se configura aparte.
La documentación oficial
Todo lo de esta nota está verificado contra el centro de soporte de Articulate en septiembre de 2026. Los artículos, por si querés ir a la fuente o mandárselos a tu equipo:
- Using the Library to Manage Content — la Biblioteca vista por vista. Todavía se sirve en inglés.
- Comparte contenido con las carpetas del equipo — permisos, herencia y la tabla de roles, en español.
- Cómo dominar los permisos y las tareas en las plataformas de Articulate — para no confundir los roles de la cuenta con los de una carpeta.
- Dónde encontrar contenido transferido cuando alguien abandona tu equipo.
Si tu cuenta la gestionamos nosotros y necesitás esto explicado a tu equipo en una videollamada, escribinos a articulate@puntomov.com y lo coordinamos.