Casi todos los equipos de capacitación tienen una misma carpeta con clases grabadas, webinars, reuniones que alguien pidió guardar por las dudas. Es material que costó producir y que después no se revisa, porque nadie se sienta cuarenta minutos a buscar el minuto donde se explica lo que necesita.
Guide es uno de los formatos nuevos de Articulate 360 y apunta justo ahí. Se le da un video y devuelve una guía escrita paso a paso, con capturas sacadas del propio video, es decir con imágenes fijas para ilustrar cada paso.
Qué devuelve Guide
El compositor de Guide lo resume en una línea —instrucciones paso a paso para completar una tarea— y eso es exactamente lo que genera. Su insumo no es un texto ni una presentación, sino un video de tipo screencast o grabación de pantalla, esos demos en los que se muestra dónde se hace clic dentro de un software, cómo se completa un formulario, cómo se usa una funcionalidad. Puede durar hasta 45 minutos y pesar hasta 500 MB.
Si el screencast no existe, no hace falta salir a grabarlo con otra cosa. Abajo del sector donde se sube el archivo hay un botón Record Video para grabar la pantalla sin instalar nada y dejar el video cargado y listo para generar la guía.
La guía que se crea tiene el formato de un elemento interactivo de Rise, algo muy parecido a una línea de tiempo vertical, donde cada ítem es un paso del proceso con su título, un párrafo que explica qué hacer y una imagen sacada del propio video. En nuestras pruebas tardó menos de un minuto hasta aparecer terminada, con unas pocas cosas para ajustar. Pero conviene tener dos cosas claras desde el principio, porque hicimos varias pruebas y esto es lo que ordena todo lo demás.
En el resultado no hay video. Las imágenes de cada paso son fotogramas fijos. El material que se sube queda afuera de lo que se publica, que es texto e imágenes. Por supuesto, se podría agregar el mismo video en un bloque al inicio de la guía.
No es un curso. El editor de un Guide ofrece cinco bloques adicionales para agregarle a la guía paso a paso: Step (pasos extra), Text, Video, Note (texto destacado o resaltado) y Survey. Eso es todo. Es una página larga que se recorre de arriba abajo, sin navegación ni capítulos. Se consulta, no se cursa.
La prueba del mismo video con dos narraciones
Para probarlo grabamos el video del procedimiento una sola vez —cómo generar un cuestionario con la IA de Rise— y después reemplazamos el track de audio varias veces. Las mismas imágenes y el mismo recorrido con varias narraciones distintas. Para resumir la recomendación final, vamos con los dos extremos.
Las dos narraciones, reconstruidas acá para que se vea la diferencia:
Una de las narraciones lo explica todo, porque nombra los controles, dice a dónde va cada clic y lee en voz alta lo que se va escribiendo.
«Vamos a crear un cuestionario, primero vamos a AI Assistant, luego a Generar Cuestionario. Aquí nos da dos opciones: sin customización o con customización. Elegimos con customización.»
Narración 1, la que nombra todo
La otra no nombra un solo botón.
«Hacemos primero clic acá, aparece esta ventana, elegimos esta opción y vamos a escribir esto.»
Narración 2, la que no nombra secciones ni botones
La guía que salió mejor fue la segunda.
En esa guía salieron escritos todos los nombres de los botones en los que hay que hacer clic. El primer paso dice que hay que hacer clic en el botón AI Assistant, ubicado en la esquina superior derecha de la interfaz. Nombró las dos opciones del menú, Generate quiz y Customize quiz. Nombró el botón Edit Content para revisar las preguntas. Y citó el prompt tipeado en la grabación, palabra por palabra.
Nada de eso está en el audio. Ni los nombres de las opciones, ni el botón para editar, ni dónde queda el acceso, ni una letra del prompt.
Guide lo sacó de la pantalla.
Y la narración detallada, la que parecía la mejor opción, dio el resultado más flojo. Con el audio explicándole, Guide escribió que el botón «suele estar» en la esquina superior derecha. Sin el audio preciso, escribió que está ahí, sin el «suele». Con menos ayuda, menos titubeo.
De acá sale la primera regla de trabajo y es la que más tiempo ahorra:
Guide no necesita que le expliques la pantalla. La lee. Lo que necesita es que la pantalla se vea.
Lo que aporta el prompt
Si la pantalla manda, queda la pregunta de para qué sirve la caja de texto que aparece debajo del video. Sirve para tres cosas.
Fija el idioma. Es lo más firme que sacamos de las pruebas, porque movimos la variable en las dos direcciones. Con el video hablado en castellano y el prompt en castellano, la guía salió en castellano. Con el mismo video y el prompt en inglés, salió en inglés. Lo que se habla en el audio no interviene. Manda lo que está escrito en el pedido.
Acepta que se le pida la variedad. El prompt dice «escribilo todo en castellano rioplatense con voseo» para que la guía salga en argentino de punta a punta: «Accedé», «Hacé clic», «seleccioná», «Generá el quiz». Es la diferencia entre publicar rápidamente lo que salió y reescribir cada párrafo a mano.
Este pedido no arruina los nombres de la interfaz. En esa misma guía los botones siguen escritos en inglés, AI Assistant, Generate quiz y Customize quiz, porque así están en la pantalla de quien va a seguir la guía. Traducir el nombre de un botón que en pantalla dice otra cosa es el error clásico de los manuales que no sirven. Guide no cometió ese error.
Orienta el contenido. El prompt le dice a Guide de qué trata el video y qué conviene mirar. En una prueba anterior con otro contenido, le contamos que el material explicaba una metodología de aprendizaje basada en la repetición y el hábito. La guía se organizó alrededor de esa idea en lugar de seguir el orden de la clase, pero la clase no iba exactamente por ahí.
Que la pantalla se vea
Guide pone una imagen por paso y la saca del video. De ahí salen las dos condiciones que dependen del material grabado.
La primera es que en la pantalla pase algo. En una prueba de una clase de programación usamos un extracto de una clase filmada por videollamada. La pantalla de la aplicación quedaba fija demasiado tiempo porque era una clase muy hablada, con la justificación de cada paso. En la guía obtenida, las imágenes de varios pasos se repetían casi idénticas. Luego hubo que borrar varios de estos pasos repetidos en la edición.
La segunda es que las secciones y botones se puedan leer. Guide toma el cuadro entero, sin recortar ni acercar. Y lo entrega a 1280 × 720 aunque el video venga en 1080. Dentro de la guía, un botón que en la grabación no se ve bien termina siendo una mancha de tres píxeles.
Las imágenes se amplían con un clic como cualquier imagen de Rise, pero eso no agrega resolución. Si no se lee en la grabación original, no se lee en la imagen fija. Esto tiene que ver con las buenas prácticas en la grabación de cualquier screencast y se hace antes de subir nada. Siempre tiene que estar la aplicación aislada en la pantalla, sin escritorio alrededor. En lo posible, usar el zoom del sistema operativo mientras se graba o alguna lupa que permita ver más de cerca alguna sección. El plan B es hacer zoom en la edición del video cuando la grabación ya existe.
Lo que se edita después
Lo que devuelve Guide se puede editar y el editor es el de Rise, así que se reescribe el texto, se reordenan los pasos, se cambian las imágenes. Hay también algo nuevo que no estaba en los otros formatos y que conviene conocer para que la guía salga impecable.
El fotograma de cada paso se puede elegir a mano. En el panel del paso, la opción de reemplazar la imagen abre el video de origen con una barra de tiempo: se arrastra hasta el momento exacto que se quiere mostrar y se inserta. No hay que salir a buscar el video de la captura ni volver a grabar. Si el paso quedó ilustrado con el cuadro de un segundo antes, se corre y listo.
Se puede agregar un paso en el medio. Si el procedimiento tenía un momento que la guía se salteó, se suma el paso donde corresponde y se le pone su propia imagen del video.
Cada paso puede llevar audio, grabado en el momento, subido o generado con IA.
Con todo eso a mano, el repaso es de consistencia: que cada imagen muestre efectivamente algo distinto de la anterior y que el texto del paso describa lo que se ve. Cuando el video repite una pantalla, la guía repite la imagen. Ahí es donde hay que correr el fotograma, quitar ese paso o juntar un paso con otro.
Un aparte sobre el bloque de encuesta. El editor permite sumar una encuesta al final, con seis tipos de pregunta: escala lineal, sentimiento, respuesta múltiple, opción múltiple, respuesta corta y respuesta larga. Sirve para preguntar si la guía resolvió el problema, pero cuando publicamos una guía en Reach y la recorrimos con otro usuario completando la encuesta, las respuestas no aparecieron del lado de Reach. Como sensor dentro de la página funciona; como medición para reportar, todavía no.
Dónde vive y a dónde va
La guía se crea desde el panel de Articulate 360 y el objeto vive en Rise: al abrirlo, la dirección del navegador pasa a rise.articulate.com/authoring. Lo que ese cambio de dominio muestra es que los formatos nuevos se apoyan sobre la infraestructura de Rise, la aplicación con la que se publica la enorme mayoría de los cursos, así que la ventaja práctica es que no hay que aprender nada nuevo para administrar los formatos nuevos.
El menú de publicación es el mismo de un curso y no pierde ninguna opción: Quick Share, Reach 360 y Thinkific de un lado; LMS, Web y PDF del otro.
Los tres primeros son destinos conectados: Articulate hospeda el contenido o lo empuja a la plataforma, las actualizaciones se propagan automáticamente y hay analíticas de lo que pasa del otro lado. Los otros tres destinos son salidas. Se descarga el paquete y se congela en ese momento. Si se hacen cambios después en el original, hay que volver a descargar.
Una precisión que evita una búsqueda inútil: la salida a Reach aparece solo en cuentas Team. En las individuales no está. Quick Share y la salida a LMS sí están en todas.
Si el destino es Reach, la guía se administra como cualquier curso: fecha de entrega, visibilidad en el catálogo, temas para encontrar la guía, mensaje de finalización. Y certificado también, porque se le puede colgar un certificado de finalización a una guía que no tiene una sola pregunta, no está bien ni mal en sí mismo: depende de si en cada organización certificar significa «demostró que sabe» o «leyó el procedimiento».
Esto último vale para toda la familia de formatos nuevos, no solo para Guide. Un curso, un escenario, un video interactivo o una guía salen igual a un paquete SCORM si hace falta. No quedan encerrados en la plataforma.
Para qué sirve y para qué no
Guide sirve cuando hay una pantalla que va cambiando en cada paso. Un procedimiento, una demo, el Zoom donde alguien mostró cómo se hace algo antes de irse de la empresa. Todo eso es material que ya existe y que nadie va a volver a mirar entero. De ahí sale una guía que se consulta en veinte segundos.
Con una charla no funciona igual. Si la cámara ocupa media pantalla y la interfaz no se mueve, la guía sale con la misma foto en varios pasos seguidos. Para ese texto conviene sentarse a escribirlo.
La condición la pone el material y es fácil de cumplir, porque lo único que pide es que esté más o menos bien grabado. Guide no necesita que le expliques la pantalla. La lee. Lo que necesita es que la pantalla se vea.
Si hay una carpeta de videos esperando, el primer experimento cuesta menos de un minuto. Y si no la hay, tampoco hace falta demasiado, porque con Record Video se graba la tarea en el momento y sale de ahí.
Esta pieza es parte de una serie sobre los formatos nuevos. También probamos cómo se arma un escenario ramificado.